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浅谈建筑院校办公室行政工作

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摘要:随着社会经济的不断发展,城市化建设随之加快,这不仅给建筑类院校带来了一定的发展机遇,同时也给建筑类院校带来了一定的挑战,而办公室是建筑类院校的重要服务部门,在建筑类院校的发展中具有着重要的作用。因此,建筑类院校应该加强办公室行政工作,明确办公室行政工作职责,充分发挥建筑类院校办公室行政工作的重要作用,促进建筑类院校的发展。笔者针对建筑类院校办公室行政工作职责进行了深入的探究与分析,并提出了加强建筑类院校办公室行政工作的有效措施,希望有助于提高建筑类院校办公室行政工作的水平。

关键词:建筑类院校;行政管理;职责;服务意识

前言

从广义的角度来看,建筑类院校是以研究建筑以及其环境为重点的院校。建筑类院校是现阶段我国就业前景相对比较好的专业院校,我国还尚处于发展中的国家,因此,建筑类院校一直是一个炽手可热的专业院校,并且建筑类院校是现阶段高考录取分数相对较高的院校。因此,建筑类院校应该积极地加强办公室行政工作,对办公室行政工作进行一定的改革,提高建筑类院校办公室行政工作的水平与质量,充分发挥办公室行政工作承上启下的作用,从而促进建筑类院校的良好发展。

1建筑类院校办公室行政工作的内涵

办公室是建筑类院校行政工作的基础部门,同时也是建筑类院校的一个重要核心部门,其主要的工作职责包括:参谋咨询职责、沟通协调职责、服务管理职责、协查督办职责。随着我国教育事业改革的不断深入,对建筑类院校办公室行政工作的要求越来越高。建筑类院校办公室开展行政工作的最终目的是服务于建筑类院校的办学,因此,建筑类院校应该在这一思想的指导下,加强办公室行政工作,提高办公室的服务质量,以此为建筑类院校的发展打下坚实的基础[1]。

2建筑类院校办公室行政工作职责

2.1建筑类院校办公室行政工作的参谋咨询职责

现阶段,我国建筑类院校在做出决策时,已经不再是以往的通过经验来获取重要的决策依据,而是经过民主的讨论、科学的分析来获得决策的依据。在获得决策依据的过程中,建筑类院校办公室存在着较多的机会参与到这一过程中,这就使得建筑类院校办公室相关工作人员不再处于以往的被动位置,突破了以往被动接受院校领导交代任务而实施工作的澳门威尼斯网上娱乐。因此,建筑类院校办公室工作人员应该积极地转变工作观念,变被动为主动,主动地关注建筑类院校的各个行政工作事项,并积极地对其展开思考,创新行政工作思路,提出新的策略,充分发挥自身的参谋咨询职责,为院校的领导阶层提供重要的决策依据。作为建筑类院校办公室相关工作人员应该注重收集和加工分析相应的资料以及信息,并对充分体现出事物实质性问题的资料与信息进行整理,形成文案,以供建筑类院校领导阶层进行决策参考,切实地将参谋咨询办公室行政工作职责落到实处。

2.2建筑类院校办公室行政工作的沟通协调职责

建筑类院校办公室是有效连接校内与校外关系的枢纽,沟通与协调是其最为基本的行政工作职责。其中校外关系包括建筑类院校与上级主管部门之间的关系、各个建筑类院校之间的关系、相关合作企业之间的关系等;校内关系主要为建筑类院校内部各个部门之间的关系,只有沟通与协调好建筑院校校内与校外的各个关系,才能够为建筑类院校的发展营造一个较好的发展氛围[2]。建筑类院校办公室在履行沟通与协调的工作职责时,首先应该保证统一的步调,在进行沟通与协同的过程中,出现对决策意见不统一时,可以实施意见交换,并对其进行解释与说服。其次需要积极地化解各个关系之间出现的矛盾,例如:针对对错较为明显的矛盾问题,应该明确自身的立场;当出现某个部门的利益与建筑类院校的整体利益发生冲突时,应该在一定程度上顾及到该部门的利益;当建筑类院校内部部门之间出现利益冲突时,需要对两个部门进行积极地调解,从大局出发,促使双方都做出一定的让步。最后,合理地安排各项行政工作,建筑类院校办公室各项行政工作的顺利实施与其工作的安排的合理性有着直接的关系。

2.3建筑类院校办公室行政工作的服务管理职责

从建筑类院校办公室行政工作的角度来看,服务与管理是其中必不可少的工作环节之一。首先是为建筑类院校领导阶层的服务,是领导阶层的得力的参谋助手,有效地协助院校领导阶层安排与处理各个工作事项,积极、认真地实施院校领导阶层交代的任务;其次是为建筑类院校的各个部门以及全体教职工服务,建筑类院校办公室行政工作任务主要包括相关文件、档案、印章的管理,接收与发送传真以及安排会议室等一些服务性质类的工作。因此,建筑类院校办公室相关工作人员在落实行政工作的服务管理职责时,应该树立起较强的服务意识,提高服务对象的满意度;最后是为建筑类院校的广大学生服务,建筑类院校办公室是一个综合性的行政部门,在学生发出诉求时,办公室相关工作人员不可以对其无视或者不够重视,应该热情周到地面对学生的诉求,并以积极的心态解决学生的问题,以此提高建筑类院校教职工在广大学生心中的形象[3]。

2.4建筑类院校办公室行政工作的协查督办职责

建筑类院校办公室是实施行政管理的最基本的部门,在 实际的日常工作中具有协查督办的职责[4]。首先,建筑类院校办公室相关工作人员应该对院校内部的各个部门以及相关工作人员目前的工作职责进行全面的了解,从院校的整体利益出发,对院校领导阶层布置任务的进展情况进行实时地跟踪与了解,并关注任务完成的效率与质量;其次,当发现相关任务执行部门或者相关工作人员出现无故的拖延工作的情况时,办公室相关工作人员应该充分发挥自身的协查督办作用,对其进行适当的提醒,并督促其加快工作实施的进度,同时将该情况如实地向院校的领导阶层进行汇报,以便领导阶层进行一定的调整。

3加强建筑类院校办公室行政工作的有效措施

3.1转变思想观念,强化服务意识

随着我国教育体制改革的不断深入,建筑类院校管理体制随之进行了一定的改革,强化了广大教师以及学生的主体意识,并且对建筑类院校办公室行政工作的对象、工作内容提出了更高的要求[5]。由专业人士管理学校,建立双师型优质教师队伍已经成为了现代建筑类院校管理与教学发展的必然趋势。相关的教授以及学者走进了建筑类院校的领导阶层,建筑类院校办公室应该为领导阶层提供协助性服务,为领导阶层的决策提供相应的资料与信息,使其能够合理、有效地布置全局工作。与此同时,办公室相关工作人员还应该对广大教师以及学生的诉求进行全面的了解,强化为教职工以及学生服务的意识,坚持以人为本的重要指导思想,以此更好地实施办公室行政工作。对于建筑类院校办公室行政工作来说,是一项较为繁杂的工作,这就要求办公室相关工作人员在工作中保持清醒的头脑,认真地、严谨地、仔细地实施行政工作,并积极地转变思想观念,强化自身的服务意识,只有这样才能够顺利地实施办公室行政工作,提高办公室行政工作的效率与质量。

3.2提高自身的修养与管理水平

建筑类院校办公室相关工作人员若想有效地落实其相应的行政工作职责,就需要不断地提高自身的修养与管理水平,以此使得办公室的重要作用得以充分的发挥。但是,就当前的建筑类办公室相关工作人员的情况来看,大多数办公室相关工作人员的来源为政府的机关干部、辅导员、教师或者为本校留用的毕业生,大部分相关工作人员并没有接受过专业的教育与训练,一般是通过在该岗位的工作经验积累来实施行政工作职责。因此,这部分办公室相关工作人员需要不断地提高自身的修养以及管理水平[6]。办公室相关工作人员提高自我修养的途径较为多样化,其中最为简单与常用的途径便是强化自身的专业理论知识的学习。例如:建筑类院校可以定期地组织办公室相关工作人员进行政策性文件的统一学习,以此促使办公室相关工作人员在协调校内外关系以及处理各项事务时能够充分地结合党和国家的政策与方针以及建筑类院校内部的相关制度与规定等。另外,建筑类院校还应该定期地组织办公室相关工作人员进行系统的管理类知识的学习,促使其对建筑类院校的办学目标进行有效的了解,以此更好地完成院校领导阶层布置的任务,提高办公室行政工作的效率。

3.3创新工作理念,提高行政工作的实效性

建筑类院校办公室行政工作理念的创新,不仅仅是指工作形式的创新,还指工作过程的创新。办公室行政工作理念与过程的创新,有利于提高办公室行政工作的实效性。办公室行政工作理念的创新主要体现在:从以往的依靠经验积累实施行政工作转变为根据科学理论开展行政工作。以现代化的科学理论知识作为行政工作的重要支撑,这就需要办公室相关工作人员不断地更新自身的专业知识体系,以此使得自身所掌握的专业知识能够更好地适用于当前的行政工作需要,提高行政工作的实效性。除此之外,办公室相关工作人员还应该积极地与同事之间建立起良好的合作关系,提高建筑类院校教职工的凝聚力,这样更加有利于提高办公室行政工作的效率。办公室相关工作人员在实施行政工作时,避免不了存在一些自身知识盲点的地方,这时,办公室相关工作人员应该积极向同事进行请教,以此有效地弥补自身存在的不足,做到取长补短,从而提高行政工作的质量。创新办公室行政工作理念,与同事之间建立合作关系,不仅有利于提高行政工作的效率与实效性,同时还有利于营造一个良好的工作氛围,有效地缓解工作的压力,获得事半功倍的效果。

4结束语

综上所述,建筑类院校办公室行政工作是一项十分重要的工作,对院校的管理与发展都有着一定程度的影响,因此,建筑类院校应该加强办公室行政工作,促使院校更好地发展。

参考文献:

[1]陈馨忆.对新形势下高职院校办公室行政管理工作的思考[J].当代教育实践与教学研究,2018,6(5):98-99.

[2]朱家璐.浅谈新时期高等院校二级学院行政办公室管理工作特点与改革思路[J].科技视界,2016,6(25):230,290.

[3]丁宁群.分析高职院校行政管理高效运行存在的问题和对策[J].科教文汇,2015,12(7):76-77.

[4]于淼.浅谈现代经济形势下高职院校行政管理执行力建设的探讨[J].商业文化,2014,24(29):97-98.

[5]卢方君.职业院校内部行政管理效能研究[D].济南:山东师范大学,2014.

[6]公昆.高等职业院校行政管理中存在的问题及对策研究[J].中国成人教育,2013,22(24):104-105.

作者:雎文静 单位:扬州工业职业技术学院

浅谈建筑院校办公室行政工作责任编辑:张雨    阅读:人次

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